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Datenschutzerklärung


1. Verantwortliche Stelle

FeldAngabe
FirmaFinanceIT Solutions GmbH
AdresseStrandbadstrasse 5A, 8331 Auslikon, Schweiz
UIDCHE-331.699.242
MWST-NrCHE-331.699.242 MWST
HandelsregisterCH-020-4050645-8 (Kanton Zürich)
EHRA-ID1149917
VertretungChristian Schellenberg, Verwaltungsrat
Allgemeiner Kontakthallo@swibee.ch
Datenschutz-Kontaktdatenschutz@swibee.ch
Websitehttps://swibee.ch

Verantwortlicher i.S.v. Art. 5 lit. j nDSG / Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die FinanceIT Solutions GmbH. SwiBee ist ein Produkt der FinanceIT Solutions GmbH (keine eigene juristische Person).

Datenschutz-Verantwortlicher i.S.v. Art. 9 nDSG: Christian Schellenberg (Verwaltungsrat FinanceIT Solutions GmbH). Kontakt: datenschutz@swibee.ch. Synchron zu AVV §4.9. Ein separater Datenschutz-Beauftragter (DPO) i.S.v. Art. 37 DSGVO ist nicht bestellt, da die Voraussetzungen (umfangreiche systematische Überwachung oder umfangreiche besondere Datenkategorien) nicht erfüllt sind; Position wird bei wesentlicher Skalierung re-evaluiert (>50 Mandanten).


2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit:

Für die Verarbeitung im Auftrag des Kunden (LIA-Service) gilt ergänzend die Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung (AVV) unter https://swibee.ch/avv.


3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Personendaten auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

nDSGDSGVO (falls anwendbar)Anwendungsfall
Art. 31 Abs. 1 (Vertragserfüllung)Art. 6 Abs. 1 lit. bKunden-Vertrag, Onboarding, Rechnungsstellung
Art. 31 Abs. 2 lit. a (Einwilligung)Art. 6 Abs. 1 lit. aNewsletter (sofern vorhanden), Marketing-Mailings
Art. 31 Abs. 2 lit. c (berechtigtes Interesse)Art. 6 Abs. 1 lit. fSicherheits-Logs, Spam-Schutz, technische Erforderlichkeit
Art. 31 Abs. 2 lit. e (gesetzl. Pflicht)Art. 6 Abs. 1 lit. cBuchhaltungs-Aufbewahrungspflicht (OR Art. 958f)

Bei Kunden mit Sitz in der EU bzw. Datenverarbeitung von EU-Bürgern gelten zusätzlich die Bestimmungen der DSGVO.


4. Welche Daten wir erheben

4.1 Bei Besuch der Website + Aufruf der LIA-Anwendung (Server-Logs)

Wir betreiben mehrere Server-Komponenten mit unterschiedlichen Logging-Profilen. Im Detail:

(a) swibee.ch Landingpage + analytics.swibee.ch (Caddy-Reverse-Proxy):

(b) Frontdoor (Threema-Webhook + Onboarding-Form-Backend) + LIA-Mandant-Container (App-Logs):

Zweck: Sicherheits-Monitoring (Spam, DDoS, Bots, HMAC-Auth), Stabilitätsüberwachung, Fehleranalyse, Audit-Trail.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 31 Abs. 2 lit. c nDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4.2 Cookies und Web-Analytics

swibee.ch verwendet:

Datenschutzfreundliche Eigenschaften:

Zweck: Verbesserung der Website (welche Inhalte werden gelesen, wo brechen Besucher ab), Conversion-Funnel-Optimierung (Pricing-Card-Klick, Onboarding-Form-Abschluss).

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 31 Abs. 2 lit. c nDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — keine Einwilligung erforderlich, da keine Cookies oder personenbezogenen Identifikatoren gespeichert werden.

Speicherdauer:

Widerspruch: Sie können die Erfassung verhindern, indem Sie in Ihrem Browser den "Do Not Track" Header senden. Alternativ blockt jeder übliche Tracking-Blocker (uBlock Origin, AdGuard) den Umami-Script-Aufruf.

Software: Umami v2, https://umami.is (Mike Cao, MIT-Lizenz, Open-Source).

Hinweis: Die obige Umami-Beschreibung ist die finale V1.0-Analytics-Konfiguration. Änderungen werden vor Aktivierung in dieser Datenschutzerklärung dokumentiert.

4.3 Onboarding-Formular

Wenn Sie sich für SwiBee / LIA registrieren, erheben wir:

Zweck: Vertragsabschluss, Mandant-Container-Provisionierung, Rechnungsstellung, Compliance-Nachweis (SES-Beweissicherung gemäss ZertES Art. 14ff.).

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 31 Abs. 1 nDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Bereitstellungspflicht: Stamm-, Firmen-/Mandant- und Vertragsdaten sind für den Vertragsabschluss erforderlich. Bei Nicht-Angabe kann der Vertrag nicht zustande kommen und der Mandant-Container nicht provisioniert werden. Zahlungsdaten (IBAN) sind nur für Banktransfer- Rückweis-Fälle erforderlich; der Standard-Zahlungsweg ist der Banktransfer per QR-Rechnung ohne IBAN-Pflicht-Hinterlegung.

Speicherdauer: Dauer der Vertragsbeziehung + 10 Jahre Buchhaltungs-Aufbewahrungspflicht (OR Art. 958f) für buchhaltungs-relevante Stammdaten. Akzept-Logs (Hash + Timestamp + IP) werden gemäss ZertES Art. 14ff. 10 Jahre nach Vertragsende aufbewahrt (Beweissicherung).

4.4 E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir:

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Speicherdauer: 1 Jahr im IMAP-Postfach (Infomaniak kMail); geschäftsrelevante Korrespondenz wird in der Buchhaltungs-Akte gemäss OR Art. 958f 10 Jahre archiviert.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung oder berechtigtes Interesse.

4.5 Threema-Kommunikation

Wenn Sie mit unseren Threema-Bots (z.B. LIA0000) kommunizieren:

Zweck: Service-Kommunikation, Buchhaltungs-Tool-Aufrufe.

Speicherdauer: Im Mandant-Container für die Vertragslaufzeit; nach Vertragsende gemäss AVV §6.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.


5. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschliesslich für:

  1. Vertragsabschluss und -durchführung: SwiBee/LIA-Subscription
  2. Kommunikation: Beantwortung Ihrer Anfragen, Support, Mahnwesen
  3. Buchhaltung und Rechnungsstellung: AbaNinja-Self-Billing (FinanceIT → SwiBee-Kunden) sowie AbaNinja-Adapter im Auftrag der Kunden, soweit das Firma-Segment gewählt ist
  4. Sicherheit und Stabilität: Logs, Backup, Incident-Response
  5. Gesetzliche Pflichten: Buchhaltungs-Aufbewahrung, ggf. Behörden-Auskünfte

Kein automatisiertes Profiling, keine Bonitätsprüfung, keine Weitergabe an Werbenetzwerke.


6. KI-gestützte Verarbeitung

SwiBee / LIA setzt KI-Technologie (Large Language Models) ein, um Buchhaltungs-Vorschläge zu generieren. Es gelten folgende Grundsätze:

Quellen: Infomaniak AI Datenschutz, Euria Privacy.


7. Empfänger und Sub-Verarbeiter

Ihre Daten werden an folgende Sub-Verarbeiter weitergegeben (Stand 2026-05-19):

Sub-VerarbeiterFunktionSitz / HostingKundendaten?
Infomaniak Network SAJelastic-Hosting, kMail, kDrive, Infomaniak AI (einziger LLM-Provider im Standardbetrieb)SchweizJa
Threema GmbHMessenger-Gateway, E2E-VerschlüsselungSchweizJa (E2E-verschlüsselt)
AbaNinja (Abacus Research AG)Self-Billing FinanceIT → SwiBee-Kunden + Mandant-Buchhaltungs-Backend bei Firma-SegmentSchweizJa
Proton AGSecret-Management (nur Anbieter-Credentials)SchweizNein

Bank-Konto des Anbieters (kein Sub-Verarbeiter): Yapeal Switzerland AG führt das Empfangs-Konto für QR-Rechnungen und verarbeitet die Banking-Daten in eigener Verantwortung (Banken- Geheimnis). Keine Sub-Verarbeitung i.S.v. Art. 28 DSGVO/Art. 9 nDSG.

Optional bei Premium-AI BYOK (auf Kundenwunsch, mit Kunden-eigenem API-Key — der Kunde ist Vertragspartner des LLM-Providers):

LLM-Provider (Beispiele)SitzRechtsgrundlage Drittland
Anthropic, PBCUSAKunde schliesst EU-SCC/EU-US DPF mit Anthropic
OpenAI, L.L.C.USAKunde schliesst EU-SCC/EU-US DPF mit OpenAI
Mistral AI (Direkt)Frankreich/EUEU-Adequacy Decision
Microsoft Azure OpenAIEUEU-Adequacy Decision

Eine vollständige und stets aktuelle Sub-Verarbeiter-Liste findet sich in der AVV §5 unter https://swibee.ch/avv.

Im V1.0-Standardbetrieb verlassen Ihre Daten die Schweiz nicht. Drittland-Transfer entsteht ausschliesslich bei aktivem Premium-AI BYOK durch den Kunden — die Verantwortung dafür liegt in diesem Fall beim Kunden (siehe AVV §9).


8. Speicherdauer

DatentypDauerGrundlage
Caddy-Logs (swibee.ch + analytics.swibee.ch, ohne IP)90 TageSicherheit
App-Logs Frontdoor/LIA-Container (mit IP für Sicherheits-Audit)90 TageBerechtigtes Interesse / Sicherheit
Umami Web-Analytics — Roh-Events24 MonateBerechtigtes Interesse
Umami Web-Analytics — Aggregierte Statistiken36 MonateBerechtigtes Interesse
Onboarding-Formular-DatenVertragslaufzeit + 10 Jahre (buchhaltungs-relevant)OR Art. 958f
Vertrags-/AGB-/AVV-Akzept-Logs (Hash + Timestamp + IP)10 Jahre nach VertragsendeZertES Art. 14ff. (Beweissicherung)
E-Mail-Korrespondenz (allgemein)1 JahrBerechtigtes Interesse
E-Mail-Korrespondenz (geschäftsrelevant)10 JahreOR Art. 958f
Threema-Kommunikation im Mandant-ContainerVertragsdauer + Löschung gemäss AVV §6Vertragserfüllung
Audit-Log-Hashes (ohne Datenkern)10 JahreManipulationssicherheits-Beweis
Backup-Snapshots90 Tage rotierendVerfügbarkeit
LLM-Prompts/ResponsesNicht persistent gespeichertInfomaniak-Garantie
Newsletter-Einwilligung (falls vorhanden)Bis zum Widerruf + 3 Jahre NachweisBeweispflicht

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.


9. Ihre Rechte

Nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG) und — soweit anwendbar — der EU-DSGVO haben Sie folgende Rechte:

9.1 Auskunftsrecht (Art. 25 nDSG / Art. 15 DSGVO)

Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten, einschliesslich:

9.2 Berichtigungsrecht (Art. 32 nDSG / Art. 16 DSGVO)

Sie können die Korrektur unrichtiger Daten verlangen.

9.3 Löschungsrecht / "Recht auf Vergessenwerden" (Art. 32 nDSG / Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht (insb. OR Art. 958f für Buchhaltungs-Daten: 10 Jahre).

9.4 Datenübertragbarkeit (Art. 28 nDSG / Art. 20 DSGVO)

Sie können die Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format verlangen (SQLite-Dump, JSONL, ZIP).

9.5 Widerspruchsrecht (Art. 32 nDSG / Art. 21 DSGVO)

Bei Verarbeitungen auf Basis berechtigten Interesses können Sie Widerspruch erheben. Wir prüfen den Widerspruch und stoppen die Verarbeitung, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe überwiegen.

Direktwerbung: Bei Verarbeitung zu Direktwerbungszwecken haben Sie ein absolutes Widerspruchsrecht (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Derzeit ist keine Direktwerbung aktiv (siehe §13).

9.6 Widerrufsrecht bei Einwilligungen

Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung (z.B. Newsletter) basiert, können Sie diese jederzeit widerrufen — mit Wirkung für die Zukunft.

9.7 Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen:

Schweiz (EDÖB): Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter Feldeggweg 1, 3003 Bern https://www.edoeb.admin.ch

EU: Die zuständige Aufsichtsbehörde im EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts. Liste: https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_de

9.8 Antragstellung und Frist

Kontakt: datenschutz@swibee.ch Postanschrift: FinanceIT Solutions GmbH, Strandbadstrasse 5A, 8331 Auslikon Antwortfrist: Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb 30 Tagen. Bei komplexen Anfragen kann sich diese Frist um max. 60 Tage verlängern; wir informieren Sie in diesem Fall.

Wir können zur Identifizierung Sicherheitsabfragen vornehmen (insb. bei Auskunfts-/Löschungs-Anfragen).


10. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen (Auszug — vollständig in interner Dokumentation und AVV §7):


11. Datentransfer ins Ausland

11.1 V1.0-Standardbetrieb: 100% Schweiz, kein Drittland-Transfer

Im V1.0-Standardbetrieb verbleiben alle Kunden- und Mandant-Daten ausschliesslich in der Schweiz (alle aktiven Sub-Verarbeiter gemäss §7 haben Sitz und Hosting in der Schweiz). Der Anbieter setzt keine EU- oder US-LLM-Provider im Standardbetrieb ein.

11.2 Premium-AI BYOK — Drittland-Transfer in Kunden-Verantwortung

Bei Aktivierung des optionalen Add-ons Premium-AI BYOK (siehe AGB §4.2, AVV §5.3/§9) stellt der Kunde einen eigenen API-Key für einen externen LLM-Provider (z.B. Anthropic, OpenAI, Mistral-Cloud, Microsoft Azure OpenAI) bereit. In diesem Fall entstehen Datenflüsse an Server in der EU oder den USA — abhängig von der Wahl des Kunden.

Verantwortung in diesen Fällen:

11.3 Laufende Prüfung

Wir verfolgen die Rechtsprechung zu Drittland-Transfers (insb. EuGH, Schweizer Bundesgericht) aktiv. Sollte der Anbieter selbst in späteren Versionen (V1.1+) EU- oder US-Sub-Verarbeiter einsetzen, informieren wir bestehende Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten mit Widerspruchsrecht (siehe §15).

Details siehe AVV §9.


12. Profiling und automatisierte Einzelentscheidungen

Wir setzen kein Profiling i.S.v. Art. 5 lit. f nDSG ein.

LIA generiert automatisiert Buchungs-Vorschläge auf Basis von LLM-Auswertungen. Diese sind keine automatisierten Einzelentscheidungen mit rechtlicher Wirkung i.S.v. Art. 21 nDSG / Art. 22 DSGVO, weil:


12bis. Minderjährige

SwiBee / LIA ist ein B2B-Buchhaltungs-Dienst und richtet sich ausschliesslich an Personen ab 18 Jahren (Mandant-Vertreter im Sinne der AGB §1.2 — i.d.R. Vorstandsmitglieder, Geschäftsführer oder zeichnungsberechtigte Personen juristischer Personen).

Wir erheben bewusst keine Daten von Personen unter 18 Jahren. Sollten wir Kenntnis davon erhalten, dass eine minderjährige Person ohne Einverständnis der Erziehungsberechtigten unsere Dienste verwendet oder Daten übermittelt hat, löschen wir die betroffenen Daten unverzüglich. Erziehungsberechtigte können uns über datenschutz@swibee.ch erreichen.

Im Rahmen der Buchhaltungs-Verarbeitung kann es vorkommen, dass Daten von Minderjährigen (z.B. Vereins-Mitglieder, die juniors sind) verarbeitet werden — in diesem Fall ist der Kunde (Verein/Firma) Verantwortlicher gemäss AVV §11 und sorgt für die Rechtsgrundlage und ggf. erforderliche Eltern-Einwilligung.


13. Newsletter und Marketing

Derzeit versenden wir keinen Newsletter und betreiben keine E-Mail-Direktwerbung. Sollten wir künftig einen Newsletter anbieten, gelten folgende Grundsätze:

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 31 Abs. 2 lit. a nDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Aufnahme eines Newsletters wird vor Aktivierung in dieser Datenschutzerklärung dokumentiert.


14. Soziale Medien und externe Inhalte

swibee.ch bindet keine externen Social-Media-Plugins (Facebook, LinkedIn, X/Twitter) ein. Auf externen Profilen (sofern wir solche führen) gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.


15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, um sie an geänderte Rechtslagen, neue Funktionen oder neue Sub-Verarbeiter anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist unter https://swibee.ch/datenschutz abrufbar.

Bei wesentlichen Änderungen (insb. neue Sub-Verarbeiter ausserhalb der Schweiz, neue Datenkategorien) informieren wir bestehende Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail/Threema.


16. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns:

FinanceIT Solutions GmbH Strandbadstrasse 5A 8331 Auslikon Schweiz

E-Mail: datenschutz@swibee.ch Website: https://swibee.ch